天氣陰雨濛濛，再隔兩日2011EBE運動會即將舉辦，身為2011EBE運動會的督導助教和志工幹部們焦急地尋找室內場地和處理相關事宜，因而上課時間延後了一些，雖然如此，仍把基礎的觀念、技巧等傳授給志工們。
在上課前幾天已開始準備課程內容，原則上習慣於上課前再備課一下，一方面讓心理有所沉澱，一方面資料可再整理。然而，運動會加上季會報告許多事務需當日處理，直到授課時拿到麥克風才開啟腦海中「會議管理」資料庫。換個角度來說，平時的準備是很重要的。
在兩個小時當中，公企組的志工們很積極地針對議題做討論和舉手發問，表現的很棒，這樣子才能比對岸更有競爭力。志工所提出來的問題很多，例如：如何避免遲到、如何讓與會者專注、會議有效率等，這些都是很常遇到的狀況，也是主持(開啟)會議者很想要解決，而這些的狀況有很多因素所造成，有環境因素、有個人因素等，都需要不同的會議技巧做處理，且這些狀況有很容易被解決的話，就不需要變成一門學問，有很多會議管理書籍作探討(可閱文章後面之參考資料書籍)，簡而言之，可透過以下的一段文句做思量。
針對此次會議的目的以決定要用何種形式進行，於何地召開，通知關鍵人參與，規劃時間多久，準備哪些的工具，並在會議上扮演好會議的各角色，應用會議技巧，讓會議有效率且效能的達到。
為了讓會議更有效率，個人認為會前會是很重要的準備，包含重要事務的磋商、關鍵人物的討論與支持、議題的釐清等，在正式的會議上，有些決策只需要宣布即可，就不需要很多人同時討論，浪費很多的時間成本。且在會中需要思考的議題可以提早公告，讓大家集思廣益後，回收讓負責人統整，由開始的發散到會議中作出收斂的決議，都是有效率的方式。
在大學當中不管是開班會、社團會議、報告討論都是算一種會議，沒有人一開始開會就開的好，從中不斷的練習與學習是很重要的一環，未來到了職場上，會議則是企業的內部戰場，個人的展現機會。會議管理是個擁有競爭力的管理技能之一。親愛的EMC志工們，要學以致用，應用到的就是屬於自己的了。
參考資料書籍：
1. 麥肯錫的專案思維 (麥克羅．希爾)
2. 別開會了，趕快做 (藍鯨)
3. 開會開到死！ (天下)
4. 開會也有技巧 (博誌文化)
5. 如何提高會議效率 (國家出版社)
6. 開會謀略 （天下文化）
7. 開會有你一把罩 （天下文化）
8. 撰寫報告、上台簡報、主持會議的核心技巧 (培生集團)
留言列表
